Totaal berekenen

[Jesse2]

Ik heb een formulier met meerdere items dat ik gebruik als factuuroverzicht.
iedere factuur heeft zijn eigen prijs en nu zou ik graag op één of andere manier de totalen berekenen.
ik heb nog nooit berekeningen in acces gemaakt dus ik heb geen idee hoe ik hier aan moet beginnen.

Jesse

 

[OctaFish]

Totalen berekenen op een factuur doe je door per factuur de prijzen van de bestelde/geleverde producten te berekenen. Facturen bij elkaar optellen kan wel, maar dan praat je meer over een overzichtsrapport. Dus misschien kun je nog even uitleggen wat je bedoelt?

 

[Jesse2]

een optie om snel en makkelijk records uit het formulier te selecteren en daar het totaal van uit te rekenen.

 

[OctaFish]

Je wilt je formulier gebruiken als factuur? Niet doen, zou ik zeggen.... Formulieren zijn daar ook helemaal niet voor bedoeld, en rapporten wel. Maak dus een rapport, (kan op dezelfde query als je formulier) en maak daarin m.b.v. de groeperingsfuncties de totalen.

 

[Jesse2]

Ik heb een rapport gemaakt, waar vind ik de opties om totalen te berekenen?
en hoe kan ik records selecteren waarvan ik het totaal wil weten?

 

[OctaFish]

Er is geen optie om totalen te berekenen. Wel kun je een voettekst aanzetten via Groeperen. Als je bijvoorbeeld groepeert op Factuurnummer, en de Voettekst van die groep aanzet, kun je in de voettekst een tekstvak maken met de formule: =Som([Bedrag]). Dan worden per factuur alle bedragen opgeteld. Ik heb in dit draadje bijvoorbeeld een rapport gezet dat gewerkte uren optelt. Hetzelfde principe kun je gebruiken voor bedragen.

 

[Jesse2]

sorry wat bedoel je nou precies met aanzetten?

 

[OctaFish]

Als je in je rapport (je hebt toch 2007?) een groepering maakt, kun je per groepering aangeven of je een kop- en/of voettekst wilt zien. Die opties moet je aanzetten. (of uit natuurlijk...) Standaard krijg je geen voettekst.

 

[Jesse2]

Ik heb nu een rapport met kop en voet tekst er staat een onafhankelijk tekstvak met de code in de voettekst. ook heb ik met rechtermuisknop gegroepeerd op Factuur nr. wat moet ik nu precies met het onafhankelijke veld doen om het totaal te krijgen?

 

[OctaFish]

Een formule maken in het Besturingselement :=Som([Naam van jouw veld dat je wilt optellen])

 

[Jesse2]

hmm dan doe ik blijkbaar iets fout want er staat geen optelling.
sinds ik heb gegroepeerd op Ref nr (zo heet het tegenwoordig).
heb ik in mijn ontwerp weergave 4 vakken: paginakoptekst, koptekst(Ref nr), Details, pagina voettekst.
het vak koptekst(Ref nr) komt er na het groeperen op Ref nr automatisch bij.
in dit vak staat het tekstvak van Ref nr, ook is het tekstvak Ref nr uit zijn oude positie (het vak Details) verdwenen.
dit is in de normale weergave echter niet zichtbaar.

 

[OctaFish]

Je doet inderdaad wat verkeerd; je hebt de formule in de Pagina voettekst gezet. En dat kan niet. Je hebt wel een koptekst gemaakt voor [Ref nr], dus dan zal het ook wel lukken om een voettekst te maken voor dat veld

 

[Jesse2]

hmm het ziet er naar uit dat het me nu inderdaad gelukt is.
één probleem hij geeft alleen het totaal per record weer terwijl iedere record maar 1 getal heeft.
liever zou ik een totaal van de records bij elkaar te zien krijgen.

 

[OctaFish]

Voor een totaaltje heb je een andere voettekst nodig. Bijvoorbeeld: rapportvoettekst voor het grote totaal. Wil je per klant een totaaltje, dan voeg je een extra groep toe: op [Crediteur nr] bijvoorbeeld. Je kunt net zoveel groepen (en subtotalen) maken als je wilt.... (binnen uiteraard de mogelijkheden van Access )

 

[Jesse2]

Ik snap het nu, maar wat als ik nu 5 records wil selecteren en uitrekenen?
kan ik die dan vanuit mijn formulier selecteren en invoegen in mijn rapport?
en als dit mogelijk is hoe doe ik dit dan?

 

[OctaFish]

Ik snap je niet; hoezo wil je 5 records selecteren en berekenen? Wil je de records handmatig selecteren?

 

[Jesse2]

het klinkt alsof dit niet handig is, bv een week/maandtotaal zou ook leuk zijn.
want in de huidige situatie zit alles in één rapport. om het rapport bruikbaar te maken moet daar toch wel iets aan gedaan worden.

 

[OctaFish]

Alles in één rapport is op zich prima; op het formulier maak je de selectie, die je vervolgens toepast op het rapport. Het is een misverstand om te denken dat je voor verschillende selecties van hetzelfde rapport meerdere rapporten moet maken: je kunt met één rapport werken. Alleen: je moet dus eerst op de een of andere manier de selectie op het formulier maken, en daarna de selectie overzetten op het rapport. Dat laaste is overigens heel simpel: gewoon het filter meegeven als je het rapport opent.

 

[Jesse2]

hoe gaat dat dan is er ergens een optie invoegen in rapport?

 

[OctaFish]

Hoeft niet; als je het rapport opent met een knop, dan kun je i.p.v. de standaard opdracht om het rapport te openen, ook deze gebruiken:

    DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview, , Me.Filter

Daarbij neemt het rapport dus het formulierfilter over. M.a.w.: als je op het formulier een filtering hebt gemaakt, met keuzelijsten/selectievakjes bijvoorbeeld, dan zet je met Me.Filter dat filter over op het rapport.